von Meike Lübbert | Donnerstag, 30. April 2020

Projektleiter, Ingenieure sowie Wartungsexperten wissen, wie schwierig es sein kann, Anlagen „im Griff zu haben“ und warum die Verwaltung von technischen Dokumenten hierbei eine entscheidende Rolle spielt. Denn diese Dokumentation muss genau sein, muss aktuell sein, muss stimmen.

Bei Änderungen an Dokumenten müssen die aktuellsten und vollständigsten Informationen für die Technik-, Sicherheits- und Wartungsteams zugänglich sein. Um sicherzustellen, dass Änderungen ordnungsgemäß verwaltet werden, ist eine Versionskontrolle der Dokumente unerlässlich. Aus diesem Grund muss ein Teil der digitalen Transformationsstrategie eines Unternehmens zur Verbesserung der Sicherheit, der Effizienz der Techniker und des ROI eine zeitgemäße ECM-Lösung sein.

Häufige kritische Zustände der heutigen Produktion

Beim Versuch, in der heutigen digitalen Transformationsumgebung der Konkurrenz voraus zu sein, müssen auf lokaler Ebene mehrere Aspekte berücksichtigt werden. Ihre Organisation muss sich dieser Tage mit folgenden Punkten befassen:

Cloud-Hosting

Ob Daten und unterstützende Systeme in einer Cloud-Umgebung gehostet werden können und damit die Anforderungen an Ihre IT-Architektur und Ihr Supportpersonal gesenkt werden können. Lokale Server und Systeme müssen gewartet und ggf. ersetzt werden, wenn sie in Ihrem Unternehmen gehostet werden. Die Auslagerung dieser Arbeit in eine Cloud-Hosting-Umgebung hat zu geringeren direkten Kosten, einer höheren Betriebszeit und einer praktikableren Lösung geführt, da Upgrades und Hardware-Support von Ihrem Hosting-Anbieter verwaltet werden.

Daten-Effizienz

Die wichtigsten Wissensressourcen innerhalb Ihres Unternehmens sind ständig in Bewegung - zu anderen Arbeitsmöglichkeiten (intern oder extern), in den Ruhestand oder einfach weg von Ihrem Unternehmen. Wenn ihre Informationen in einem System organisiert und aufbewahrt werden, das es Ihrem Team ermöglicht, mit so vielen Daten wie möglich fortzufahren, verringert dies die Effizienzverluste, die sich bei organisatorischen Änderungen ergeben.

SaaS-Optionen

Wenn Ihr Organisationskapital (Geld und Personal) durch die Wartung einer Vielzahl veralteter Hardware und lokal gehosteter Anwendungen für ein bestehendes System oder einen Prozess gebunden ist, erzeugt dies eine nicht zu ignorierende Trägheit, um Fortschritte zu erzielen. SaaS-Optionen treiben ihre Fähigkeiten weiter voran, um den Wert für Ihre Kunden zu maximieren.

Sicherheit und Compliance 

Sicherheit im Betrieb und Einhalten aller Vorschriften sind Grundvoraussetzung. Ein großer Teil der Kosten dieser Anforderungen kann durch die Einhaltung von Standards in Betriebs- und Wartungsabläufen abgefangen werden.

Change Management

Die Bewältigung von Veränderungen ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihrem Team die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, damit es die wichtigsten Entscheidungen vor Ort treffen kann. Sie benötigen eine zentrale Datenquelle für diese Daten und müssen sicherstellen, dass alle Änderungen ordnungsgemäß und so schnell wie möglich durchgeführt werden, einschließlich der Möglichkeit, die Änderungsrate zu verfolgen und über Verzögerungen zu berichten.

Bestimmte Dokumente sind von so entscheidender Bedeutung, dass jeweils nur eine Änderung zur gleichen Zeit berücksichtigt werden darf. Für die meisten Dokumente könnte jedoch ein agilerer Ansatz verwendet werden, vorausgesetzt, es gibt Systeme und Kontrollen, die sicherstellen, dass eine genaue Dokumentation für alle Ingenieurs-, Wartungs- und Sicherheitsteams, die sie gleichzeitig vor Ort verwenden könnten, zur Verfügung steht. 

Dieser agilere Ansatz eignet sich vor allem dann, wenn Projekte mit längerer Laufzeit mit kleineren Änderungen auf lokaler Ebene im Zusammenhang mit Arbeitsaufträgen koexistieren müssen. Accruents Engineering-Dokumentenmanagement-Lösung Meridian löst diese Herausforderung durch eine Funktion, die als Concurrent Engineering bezeichnet wird. 

In einem kürzlich veranstalteten Webinar haben wir beschrieben, wie Meridian diese Fähigkeit ermöglicht und wie dies Ihre Projekt- und Wartungsprozesse verbessern kann. Schauen Sie sich das aufgezeichnete Webinar jetzt bei Bedarf an.

Concurrent Engineering, auch bekannt als Simultaneous Engineering, ist eine Methode, die sich auf die Parallelisierung von Aufgaben mit Hilfe eines Teamansatzes konzentriert. Im Gegensatz zu den meisten Abteilungslösungen, die begrenzt und nicht von Anfang an zweckmäßig sind, bietet Meridian eine Komplettlösung zur Verwaltung aller gleichzeitigen Anlagenänderungen. Dazu gehören kleine, mittlere und große gleichzeitige Anlagenänderungen zur Pflege der Bestandsdaten für Betriebs- und Wartungsteams. 

Meridian ermöglicht Unternehmen auch die Verwaltung von Concurrent Engineering für eine nahtlose Projektübergabe und einfache Audits. Kunden können eine Kostenreduzierung durch die Verringerung der Ausfallzeiten und den sofortigen Zugriff auf alle notwendigen As-Built-Daten feststellen, was zu schnelleren Reparaturen und Kosteneinsparungen führt.

Was ist Concurrent Engineering und in welchem Zusammenhang steht es mit der Verwaltung von technischen Dokumenten? 

• Beim Concurrent Engineering kann ein bestimmtes Dokument gleichzeitig in verschiedenen Projekten bearbeitet werden.
• Concurrent Engineering ermöglicht die Sichtbarkeit von Zuständen, Überprüfungszuständen und Versionsvergleichen.
• Meridian verwaltet die Beziehungen zwischen den verschiedenen Nutzern - seien es Ingenieure, Techniker, Sicherheits- oder Compliance-Benutzer - mit einem Prüfprotokoll zur Versionskontrolle der Dokumente.

Warum ist Concurrent Engineering für eine Organisation notwendig?

• Concurrent Engineering erleichtert agile Projekte, d.h. kontinuierliche Änderungen an kritischen Assets. 
• Ein Engineering-Dokumentenmanagement-System, das mit Autodesk-Integration arbeitet, ermöglicht Ingenieuren und Konstrukteuren einen umfassenden Zugriff auf die Metadaten des Dokumentenmanagements.
• Concurrent Engineering stellt sicher, dass die As-Builts so genau wie möglich sind und verhindert z.B. zwei Jahre lang gestapelte Redlines hinter dem Projekt oder Inkonsistenzen in den As-Builts bei der Projektübergabe aufgrund von Vorort-Änderungen. 

Wie kann Concurrent Engineering Ihrer Organisation helfen? 

Egal, ob Sie ein technischer Leiter, Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsmanager, ein Betriebsleiter einer Anlage oder ein Ingenieur sind, Concurrent Engineering kann Ihr Dokumentenmanagement für Ingenieure verbessern: 

• Umfassende Dokumentation ist möglich
• Reporting and Compliance und C-Level 
• Zentrale Sichtbarkeit aller Veränderungen für alle Beteiligten

Folgen einer ineffektiven Verwaltung technischer Dokumente

Unternehmen, die mit einer schlechten oder ungenauen Verwaltung der technischen Dokumentation zu kämpfen haben, werden negative Auswirkungen auf ihre Teams haben. Hier sind ein paar übliche Wege, wie verschiedene Interessengruppen betroffen sein können: 

Manager für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit 

Das Ziel eines Umwelt- und Gesundheitsschutzmanagers ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen durch die Einhaltung von Vorschriften und durch die Berichterstattung an interne und externe Interessengruppen weiterarbeiten kann. Wenn sie nicht über die erforderlichen Informationen verfügen, kann es zu einer Vielzahl von Problemen sowohl in der Öffentlichkeitsarbeit als auch im Unternehmen kommen, darunter Unfälle, Verletzungen, Schädigung der Aktienkurse und des Rufs sowie Verlust von Betriebsgenehmigungen.

Technische Führungskräfte 

Der technische Leiter beaufsichtigt nicht nur die Mitarbeiter, sondern ist auch der Hauptproblemlöser. Ohne Zugang zu genauen Dokumenten für kritische Anlagen ist die Entscheidungsfindung eher eine Vermutung als ein Test, der Zeit und Geld kostet. Wenn ein Ingenieur Zugang zu einer zentralen, aktuellen Datenquelle („Single Point of Truth") hat, ist seine Arbeit nicht nur einfacher, sondern kostet das Unternehmen auch erheblich weniger Zeit und Geld. 

Zuverlässigkeits-Manager oder -Ingenieur (Reliability Management)

Das primäre Ziel des Zuverlässigkeitsmanagers ist es, die Zuverlässigkeit der Anlagen und die Risiken, die sich nachteilig auf den Anlagen- oder Geschäftsbetrieb auswirken könnten, zu identifizieren und zu verwalten. Ein Verwaltungssystem für technische Dokumente könnte ein wichtiger Akteur in Ihren täglichen Prozessen sein, indem es eine vollständige Transparenz der Projekt- und Anlagendokumente und aller damit verbundenen Notizen oder Änderungen bietet. Es ermöglicht Ihnen die Genehmigung von Arbeitsabläufen, den Zugriff auf archivierte Projekte und ein Portal für das Zuverlässigkeits-Team, um Concurrent Engineering zu praktizieren, auch mit externen Auftragnehmern. 

Leiter der Betriebsinstandhaltung

Durch die direkte Beaufsichtigung des Wartungspersonals und aller beteiligten Techniker liegt die Hauptverantwortung für die Betreuung kritischer Investitionsgüter bei diesem Manager. Sie haben im Falle eines Misserfolgs am meisten zu suchen und zu koordinieren. Eine zentrale Datenquelle, mit dem Wissen, dass es in einem Hinterraum keinen Redline-Stapel gibt, der hochgeladen werden muss, dass alle Herstellerinformationen intakt sind und dass die Möglichkeit besteht, zum Zeitpunkt des Bedarfs Notizen für die Technik zu machen, ist ein unschätzbarer Vorteil, um kostspielige Ausfallzeiten zu begrenzen. 

Concurrent Engineering im Einsatz 

Durch die Nutzung der Concurrent Engineering-Funktionalität der Accruent Software für das Engineering Information Management können Benutzer Dokumente nachverfolgen, um sicherzustellen, dass Projekte parallel und fehlerfrei ablaufen. Meridian bietet den Anwendern außerdem Echtzeit-Sichtbarkeit, um Revisionen aus verschiedenen Projekten und laufenden Wartungsarbeiten zu überwachen. Projektmitglieder, die dieselben Dokumenten nutzen, werden automatisch benachrichtigt, wenn ein Parallelprojekt aktualisierte Dokumente veröffentlicht. Dadurch werden unnötige Verzögerungen vermieden und die Projektdurchlaufzeiten verkürzt.